Le module Formulaires peut être utilisé pour administrer toutes données qui seraient autrement gérées en utilisant des fichiers Excel. Il pourrait être utile dans le contexte de formulaires d’évaluation et de suivi, d’ensemble de données longitudinales, de sondages, de cas de réussite, de gestion des bénéficiaires, de dispenser une formation, etc. Une fois le formulaire publié, les enregistrements peuvent être ajoutés de différentes manières : directement dans l’application web de LogAlto (par le créateur du questionnaire et ses collègues), en partageant un lien à des non-utilisateurs, en important des données (Excel) ou en utilisant l’application mobile pour la collecte de données hors-ligne.
Principales caractéristiques :
Le module Formulaires permet aux utilisateurs de concevoir des formulaires d’évaluation et de suivi, des tableaux de données ou des sondages en utilisant simplement une interface glisser-déposer. Un formulaire peut être composé de différents types de champs : textes, liste déroulante, oui / non, nombre, date, fichier, coordonnées géographiques, emplacement, projet, activité, etc.).
Chaque champ peut être paramétré plus en détail, afin de spécifier par exemple :
Ou visible par toute personne ayant accès au formulaire
Ou peut être laissé vide (facultatif)
(branchement conditionnel selon la valeur d’un champ précédent)
Les champs de texte peuvent avoir plusieurs lignes (ou une seule ligne)
Les nombres peuvent avoir une valeur minimale ou maximale
Les dates ne pouvaient autoriser que des dates dans le futur
Et bien d'autres paramètres
Les formulaires peuvent être liés entre eux, permettant la navigation entre les enregistrements compris dans différents formulaires d’évaluation et de suivi, tableaux de données ou sondages. Par exemple, il est possible de lier le « bénéficiaire » à partir du formulaire des « cas de réussites », du formulaire de « présence aux formations » et celui de « l’évaluation du projet ».
Les données collectées à partir des formulaires d’évaluation et de suivi ou de sondages du module Formulaires de LogAlto peuvent être utilisées afin de calculer ou mesurer (mettre à jour) les valeurs de l’indicateur basées sur la collecte de données (enregistrements ajoutés au formulaire). De cette manière, le risque d’erreurs de calcul est grandement réduit et la saisie de données est simplifiée.
La page des enregistrements affiche l’information de l’enregistrement (champs) ainsi que celle des autres enregistrements (d’autres formulaires) liés à ce même enregistrement. À partir de cette page, il est possible de modifier, d’imprimer, de réviser (confirmer) ou commenter sur cet enregistrement.
Les formulaires d’évaluation et de suivi, les tableaux de données ou les sondages créés dans le module Formulaires de LogAlto peuvent être traduits (par le créateur) dans n’importe quelle langue. Une fois le formulaire traduit, la personne qui effectue la collecte de données (ou qui consulte les enregistrements) peut sélectionner la langue de son choix et ainsi voir les libellés d’enregistrement des champs, les options des listes déroulantes, etc., dans la langue choisie.
Le créateur d’un formulaire d’évaluation et de suivi, d’un tableau de données ou d’un sondage peut partager le formulaire avec d’autres usagers LogAlto en sélectionnant qui peut y avoir accès parmi les usagers spécifiques, selon le projet, le pays (unité organisationnelle) ou le profil. L’utilisateur peut fournir différents accès à chaque utilisateur / projet / profil et spécifier s’ils peuvent ou non voir les champs confidentiels.
Les utilisateurs peuvent également partager l’accès au formulaire ou au : questionnaire de suivi et d’évaluation en générant un lien qui peut être envoyé par courriel (les récipiendaires pourront compléter le formulaire sans se connecter à LogAlto). Cette fonctionnalité s’avère utile si les enregistrements sont ajoutés par des collègues, des partenaires ou de bénéficiaires qui ne sont pas des utilisateurs LogAlto.
Les enregistrements peuvent être importés dans le formulaire d’évaluation et de suivi, dans un tableau de données à partir d’un fichier Excel. Cette fonctionnalité est pratique lorsque des données doivent être importées à partir d’un logiciel tierce partie ou encore si un usager doit travailler hors ligne, mais ne peut utiliser l’application mobile (ou préfère simplement utiliser Excel).
L’application mobile de LogAlto est particulièrement utile pour l’emploi du questionnaire de suivi et d’évaluation et pour la collecte de données sur le terrain. Elle permet également la collecte de données à partir de téléphone cellulaire ou tablettes Android. L’application permet l’emploi du module Formulaires exclusivement, et peut être employée hors ligne. Elle se synchronisera avec LogAlto dès qu’une connexion Internet est détectée.
Il n’est pas nécessaire d’avoir recours à un logiciel tiers parti pour extraire l’information nécessaire d’un formulaire d’évaluation et de suivi, d’un sondage ou d’un tableau de données. Le module Analyse de LogAlto permet d’analyser et d’agréger les formulaires de e&s, et de créer des graphiques, des tableaux ou des cartes.
Si l’organisation emploie déjà un logiciel de formulaires d’évaluation et de suivi, l’équipe de LogAlto peut aider à réaliser la transition de l’ancien outil de formulaires de S&E vers LogAlto, en important les données existantes.
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